5W1Hの意味・使い方・ビジネス例文を徹底解説

はい、５W１Hはビジネス用語でよく使う言葉なんですが、イメージしづらい用語でもあるので、この記事でわかりやすく解説していきます。

第1章：5W1Hとは？意味と目的をわかりやすく解説

1-1. 5W1Hの定義と語源

5W1Hとは、情報を整理・伝達するための基本フレームワークであり、英語の6つの疑問詞に由来しています。

英語	意味	日本語訳
Who	人物	誰が
What	事象・物	何を
When	時間	いつ
Where	場所	どこで
Why	理由	なぜ
How	方法	どのように

これら6つの視点を用いて、物事を体系的に捉え、明確に伝えることが可能になります。もともとはジャーナリズムの世界で用いられていた概念ですが、現在ではビジネス、教育、日常生活まで広く活用されています。

1-2. なぜ5W1Hが重要なのか？使う目的とメリット

● 情報の抜け漏れを防ぐ

5W1Hを使うことで、情報の網羅性が高まり、伝え漏れが減少します。たとえば業務報告やマニュアルにおいて、誰が・何を・いつ・どこで・なぜ・どのようにという情報を含めることで、読み手に正確な内容が伝わります。

● 思考を論理的に整理できる

複雑な情報や問題を扱う際、5W1Hに沿って考えることで、要素を分解・分析しやすくなります。これは問題解決型の思考法（ロジカルシンキング）とも親和性が高く、議論の質を高めます。

● コミュニケーションを効率化できる

特にビジネスシーンでは、情報を簡潔かつ明確に伝えるスキルが求められます。5W1Hに則った伝達は、相手の理解を助け、業務効率の向上にも貢献します。

1-3. 5W1Hが活用される代表的なシーン

以下のように、5W1Hはさまざまなシーンで応用されています。

シーン	活用目的	例文文脈
業務報告	誰が、何を、いつ、どこで、なぜ行ったかを報告	「○○部の田中が、5月1日に新製品を社内でテストした」
プレゼン	企画や提案の骨子を明確にする	「この施策は、なぜ行うのか、誰に向けたものかを説明」
マーケティング	顧客分析・市場調査における仮説構築	「誰が購入するのか？どこで購入するのか？なぜその商品を選ぶのか？」
教育・指導	教材設計・講義構成で伝達力を高める	「この授業では、何を学び、なぜそれが重要なのかを伝える」
問題解決	発生原因と対応策をロジカルに整理	「なぜ問題が起きたのか？どうすれば再発を防げるのか？」

1-4. 図解：5W1Hの思考マトリクス

┌─────────────┬──────────────┐
│ Who（誰が）     │ 主語／関係者         │
├─────────────┼──────────────┤
│ What（何を）    │ 対象／行動／内容     │
├─────────────┼──────────────┤
│ When（いつ）    │ 時期／時間軸         │
├─────────────┼──────────────┤
│ Where（どこで） │ 場所／ロケーション   │
├─────────────┼──────────────┤
│ Why（なぜ）     │ 動機／目的／背景     │
├─────────────┼──────────────┤
│ How（どのように）│ 手段／方法／手続き   │
└─────────────┴──────────────┘

このように、5W1Hは情報を多面的に捉え、論理的に伝える上で非常に有用なフレームワークです。次章では、各要素の意味と使い方をさらに詳しく見ていきましょう。

第2章：5W1Hの構成要素とそれぞれの意味

5W1Hは6つの要素で構成され、それぞれが異なる視点から物事を捉えるために役立ちます。ここでは、それぞれの疑問詞の意味、使い方、そして具体的な例文を紹介します。ビジネスだけでなく教育や日常シーンでも使えるよう、ジャンル別に網羅的に解説します。

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2-1. When：いつ

意味

「When」は「いつ」を表し、時間、時期、期限、タイミングなどを明示するために使われます。

使い方と具体例

ジャンル	使い方	例文
ビジネス	期限やスケジュールを明確にする	提案書は6月30日までに提出してください。
教育	授業やテストの予定を伝える	次回のテストは来週の火曜日です。
日常	約束やイベントの予定を調整する	映画は19時から始まるよ。

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2-2. Where：どこで

意味

「Where」は「どこで」を意味し、物理的な場所や場面、ロケーションを指定します。

使い方と具体例

ジャンル	使い方	例文
ビジネス	会議室や作業場所の指示	打ち合わせは第3会議室で行います。
教育	教室やオンライン環境を明示	本日の授業はZoomで実施します。
日常	位置や集合場所の確認	カフェは駅前のスタバにしよう。

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2-3. Who：誰が

意味

「Who」は「誰が」または「誰に」を指し、主語となる人物や関係者を特定します。

使い方と具体例

ジャンル	使い方	例文
ビジネス	担当者や責任者を明示する	営業部の田中さんが対応します。
教育	生徒や講師を指定する	次の発表はAチームの番です。
日常	相手を特定し、責任を明確にする	誰がゴミ出しする番だった？

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2-4. What：何を

意味

「What」は「何を」「何が」に該当し、対象や行動の内容を明らかにします。

使い方と具体例

ジャンル	使い方	例文
ビジネス	作業対象・報告事項を明示する	今回の会議では新製品の提案を行います。
教育	学習テーマや課題を提示する	今週は歴史の年表を覚えてきてください。
日常	対象物や依頼内容を特定する	スーパーで牛乳と卵買ってきて。

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2-5. Why：なぜ

意味

「Why」は「なぜ」として、理由・背景・目的を説明するのに使われます。

使い方と具体例

ジャンル	使い方	例文
ビジネス	施策の目的や方針を説明する	なぜ価格を下げたかというと、競合対策のためです。
教育	なぜ学ぶのか、理由を明示する	なぜこの単元を学ぶのかというと、入試に出やすいからです。
日常	感情や背景を伝える	なぜ行かなかったの？ → 体調が悪かったから。

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2-6. How：どのように

意味

「How」は「どのように」で、方法・手順・状態などを説明します。

使い方と具体例

ジャンル	使い方	例文
ビジネス	手順・操作・ツールの説明	問い合わせは専用フォームから送信してください。
教育	実験方法やレポート手順の説明	レポートはこのフォーマットに沿って書いてください。
日常	方法や作り方を共有	この料理、どうやって作ったの？

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次章では、これらの要素を実際に文章や会話でどう活用するかをステップ形式で解説します。

第3章：5W1Hの使い方：文章や会話への応用ステップ

5W1Hは単なる知識ではなく、具体的に活用してこそ真価を発揮します。この章では、5W1Hを「伝える力」として活かすための実践的なステップを紹介します。構造的に文章を組み立てる方法や、テンプレート、活用順序の工夫なども解説します。

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3-1. 5W1Hを活用する3ステップ

ステップ①：目的・状況を明確にする

まず、何のために情報を伝えるのかを明確にします。例：報告・提案・分析・共有など

ステップ②：6つの要素で情報を書き出す

以下のマトリクスに沿って、伝えたい内容を整理します。

要素	質問例	書き出し例
Who	誰が？	マーケティング部の田中が
What	何を？	新サービスのローンチを
When	いつ？	6月1日に
Where	どこで？	本社で
Why	なぜ？	競合との差別化を図るため
How	どうやって？	オンラインイベント形式で

ステップ③：文章として組み立てる

整理した6要素をもとに、目的に応じて自然な文にまとめます。

• 報告文例： マーケティング部の田中が、6月1日に本社で新サービスをローンチしました。これは、競合との差別化を図るためにオンラインイベント形式で実施されました。
• 提案文例： 本施策は、6月1日に本社にて、マーケティング部の田中がオンラインイベント形式で実行します。目的は競合優位性の確保です。

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3-2. 5W1Hテンプレートと入力例（ワークシート）

以下のテンプレートを使うと、誰でも5W1Hを簡単に文章化できます。

■目的（何のために書くのか）：例）商品説明、報告、企画提案  

・Who（誰が）：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
・What（何を）：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
・When（いつ）：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
・Where（どこで）：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
・Why（なぜ）：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
・How（どうやって）：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

→ 完成文：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

活用例：報告書の場合

・Who：開発部の鈴木が
・What：製品テストを
・When：6月5日に
・Where：研究所で
・Why：市場投入前の最終確認のため
・How：ユーザーモニターと協力して

→ 鈴木が6月5日に研究所でユーザーモニターと協力し、製品テストを実施しました。これは市場投入前の最終確認を目的としています。

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3-3. 5W1Hを効果的に並べる順番とは？

5W1Hの順番は目的によって変えることで、相手に伝わりやすくなります。

パターン	向いている場面	並べ方例
結果→理由型	提案・説得	What→Why→How→Who→When→Where
行動報告型	報告・連絡	Who→What→When→Where→Why→How
分析・考察型	調査・レポート	Why→What→How→Who→When→Where

テクニック：相手の関心順に並べる

相手が知りたい情報を先に伝えることで、理解度と納得度が高まります。

• 上司向け：What/Whyを先に（結論優先）
• チーム内：When/Howを重視（実行優先）

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このように、5W1Hは整理ツールとしてだけでなく、伝える順序や構成を最適化するための「話し方の型」としても活用できます。次章では、実際にジャンル別に例文を展開しながら、応用力を高めるヒントを紹介します。

第4章：ジャンル別｜5W1Hの例文集【テンプレ付き】

5W1Hを「理解している状態」から「使いこなせる状態」に進むには、多様なジャンルにおける具体的な例文を知っておくことが近道です。この章では、ビジネス・教育・日常など様々なシーンにおける5W1Hの例文を、テンプレートとともに紹介します。

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4-1. 報告書・連絡文・業務メールでの例文

要素	内容例
Who	営業部の山田が
What	顧客訪問を実施しました
When	6月12日
Where	大阪支店
Why	新商品案内のため
How	パンフレットを使って

▶︎ 文章化テンプレート

営業部の山田が、6月12日に大阪支店にて新商品案内のために顧客訪問を実施しました。パンフレットを使用しました。

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4-2. プレゼン・企画書・提案書での例文

要素	内容例
Who	マーケティング部
What	新キャンペーンの実施を提案
When	7月から9月にかけて
Where	全国主要都市
Why	売上向上と認知拡大のため
How	SNS広告とイベントを組み合わせて

▶︎ 文章化テンプレート

マーケティング部は、7月から9月にかけて全国主要都市での新キャンペーン実施を提案します。目的は売上向上と認知拡大であり、SNS広告とイベントを組み合わせて実施します。

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4-3. 教育・学習・ワークショップでの例文

要素	内容例
Who	高校2年生
What	探究活動のテーマ設定を行う
When	2学期中
Where	各自の教室内
Why	思考力と表現力を高めるため
How	グループワーク形式で

▶︎ 文章化テンプレート

高校2年生は、2学期中に各教室内で探究活動のテーマ設定を行います。目的は思考力と表現力の向上で、グループワーク形式で実施します。

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4-4. マーケティング・分析資料での例文

要素	内容例
Who	主な購買層（30代女性）
What	商品Aを購入している
When	平日の夕方に
Where	都市部のスーパー
Why	時短・便利さを重視しているため
How	割引情報をSNSで確認後に購入

▶︎ 文章化テンプレート

主な購買層である30代女性は、平日の夕方に都市部のスーパーで商品Aを購入しています。彼女たちは時短・便利さを重視しており、SNSで割引情報を確認後に購入しています。

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4-5. 日常会話やSNSでの使い方と例文

要素	内容例
Who	私たち
What	花見に行く計画を立てた
When	今週末
Where	近所の公園
Why	桜が見頃だから
How	各自でお弁当を持参して

▶︎ 文章化テンプレート

私たちは、桜が見頃の今週末に近所の公園で花見に行く計画を立てました。各自でお弁当を持参する予定です。

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5W1Hの構成要素を文章に活用できるようになることで、どんなジャンルでも「伝わる表現」が可能になります。次章では、よくある誤用や注意点についても整理し、5W1Hをさらに効果的に使いこなすための知識を深めていきます。

第5章：よくある間違いと5W1Hの注意点

5W1Hはシンプルで汎用性の高いフレームワークですが、使い方を誤ると逆に「伝わりにくい」「冗長になる」といった弊害が生じます。この章では、5W1Hの誤用例・注意点・初心者がつまずきやすいポイントを具体例とともに紹介し、適切な使い方をガイドします。

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5-1. ありがちな誤用例と改善策

誤用例①：情報過多で読みづらい

× 「営業部の山田が、6月12日に大阪支店で新商品案内のために顧客訪問を、パンフレットを使って実施したという報告が上がってきました。」

• 問題点：冗長で主語・述語の関係が不明瞭。
• 改善例： 営業部の山田が、6月12日に大阪支店でパンフレットを用いて新商品案内のための顧客訪問を行いました。

誤用例②：「Why」や「How」が抜けている

× 「6月12日に山田が顧客訪問を行いました。」

• 問題点：目的や手段がわからず、背景が不透明。
• 改善例： 営業部の山田が、6月12日に大阪支店でパンフレットを用いて、新商品案内のために顧客訪問を行いました。

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5-2. 「伝わらない5W1H」にならないためのコツ

誤った使い方	問題点	改善のためのポイント
項目をただ並べるだけ	文脈がなく、意味がつかめない	ストーリー性・論理的つながりを意識する
抜けのある構成	不完全な情報により誤解が生じる	6要素を一通りチェックする
抽象的すぎる言い回し	具体性がなく、読者に伝わらない	数字・固有名詞・具体例を入れる

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5-3. 初心者がつまずくポイントと対処法

ポイント①：「5W1H＝順番通りに書く」と思い込む

• 実際は、相手のニーズや情報の重要度によって順番は柔軟に変更すべき。
• 例：上司には結論（What→Why）を先に、現場には手順（When→How）を重視。

ポイント②：「全ての要素を1文に詰め込もうとする」

• 読みづらくなる原因。2～3文に分けて丁寧に展開してOK。

ポイント③：「形式にこだわりすぎて内容が浅くなる」

• 本質は「相手に伝わること」。形式美よりも分かりやすさ・納得感を優先。

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コラム：5W1Hは「伝え方のOS」

5W1Hはあくまで道具です。正しく使えば情報はスムーズに伝わりますが、目的や相手を無視すれば逆効果にもなります。大事なのは「型」を活かしつつ、「相手目線で伝える」という発想です。

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次章では、5W1Hの拡張型である5W2H・5W3H・6W1Hなどを紹介し、より高度な情報設計・分析に役立てる方法を解説します。

第6章：5W1Hの派生・類似フレームワークとの比較

5W1Hは単体でも非常に強力な情報整理ツールですが、目的や場面によっては、さらに拡張された派生型や、他の思考フレームワークと併用することで、より高精度な分析や提案が可能になります。この章では代表的な派生形と類似フレームの特徴・使い分けポイントを紹介します。

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6-1. 5W2H・5W3H・6W1H・7W3Hとは？

派生型の概要と構成要素

フレームワーク	追加要素	特徴
5W2H	How much（コスト）	コスト意識が必要な業務改善・提案書などに有効
5W3H	How many（量・回数）	数量的根拠が求められる場面に有効
6W1H	Whom（誰に）	顧客や対象者の明示が必要なとき
7W3H	Which（どれを）	選択肢比較が必要なマーケ・戦略シナリオで活躍

活用シーン例

• 5W2H：新規施策提案書、業務改善プロセス
• 5W3H：営業戦略立案、在庫管理レポート
• 6W1H：ターゲット明示を求められる提案資料
• 7W3H：マーケティング調査、ブランド戦略比較

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6-2. T字型思考・PREP法などとの違い

T字型思考とは？

• 「幅広く（横軸）かつ深く（縦軸）」情報を整理・掘り下げる思考法。
• 5W1Hが「幅」を支える要素となりやすい。

PREP法とは？

• Point（結論）→ Reason（理由）→ Example（具体例）→ Point（再主張）という構成。
• 論理的かつ簡潔に説得力をもって伝える手法。

違いと補完関係

観点	5W1H	T字型思考／PREP法
情報の種類	事実・背景・手順	結論・理由・分析・主張
フォーカス	情報の網羅性と整理	説得力や思考の深さ・構造化
使いどころ	調査・報告・設計書など	プレゼン・交渉・ライティング

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6-3. 使い分けのコツとシーン別おすすめ

シーン	おすすめフレームワーク	理由
業務改善・業務設計	5W2H／5W3H	コスト・数量など定量情報が重要なため
プレゼン・商談	PREP法＋5W1H	説得力と網羅性を両立できる
調査・マーケティング	7W3H＋T字型思考	深掘り分析と多面的な整理が必要なため
教育・指導	5W1H＋Why重点	背景や理由を強調することで理解促進

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5W1Hはあくまで「情報整理の出発点」であり、目的に応じて他フレームと組み合わせることで、より効果的な伝達・分析が可能になります。最終章では、これまでの内容を振り返り、5W1Hを自在に使いこなすためのまとめと実践へのヒントを提供します。

第7章：まとめ｜5W1Hを使いこなして伝える力を高めよう

ここまで、5W1Hの基本から活用法、例文、誤用回避、拡張型まで幅広く解説してきました。最終章では、そのポイントを振り返りつつ、実践に移すためのヒントと、よくある疑問（FAQ）を紹介します。

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7-1. 全体のまとめ

セクション	要点まとめ
第1章：基本と目的	5W1Hとは「6つの疑問詞」で情報を整理・伝達するフレームワーク
第2章：各要素の意味	When〜Howまで、それぞれの意味・使い方・具体例を解説
第3章：使い方ステップ	情報の書き出し→組み立て→活用の順で使いこなす／順序の工夫がカギ
第4章：ジャンル別例文	ビジネス・教育・日常など、多様なシーン別に例文とテンプレを提示
第5章：注意点と誤用	抜けや冗長表現に注意／伝わらない5W1Hの改善策も紹介
第6章：応用と比較	5W2HやPREP法など他フレームとの違いと使い分けを整理

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7-2. 実践のヒント：5W1Hを習慣化する3つのコツ

コツ①：日報や報告書で意識的に使う

• まずは「報告文」に5W1Hを取り入れてみると自然に慣れる

コツ②：話す前に頭の中で5W1Hを並べてみる

• 会話や打ち合わせの前に要点整理ができ、伝達力が上がる

コツ③：テンプレートを手元に置く

• 最初はワークシートや記入用紙として活用することで、スムーズに習得可能

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7-3. よくある質問（FAQ）

Q1：5W1Hは全ての文章に必要ですか？

→ A：目的によっては一部だけで十分な場合もありますが、抜けがないか確認するのに有効です。

Q2：5W1HとPREP法、どちらが優れていますか？

→ A：用途が異なります。PREP法は説得・主張に、5W1Hは事実整理・構造化に強みがあります。

Q3：初心者でもすぐ使いこなせますか？

→ A：テンプレートや例文を活用すれば短期間で実践可能です。まずは使ってみることが大切です。

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5W1Hは「伝える力」の土台となるフレームワークです。知っているだけではなく、日常の文書・会話・分析に繰り返し使ってこそ、真のスキルとして定着します。ぜひ本記事を参考に、自分の言葉で「わかりやすく・伝わる」コミュニケーションを目指してみてください。

追記

今回の記事では５W１Hの使い方について網羅的に解説しました。
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